R : Le Module Partage affiche le contenu partagé de l'ordinateur de l'animateur (notamment les fenêtres, les applications ou l'intégralité de l'ordinateur), des documents ou des tableaux blancs. Le contenu de ce module est toujours disponible la fois suivante où vous entrez dans cette salle. Il le reste jusqu'à ce que vous le supprimiez du module.

Le Module Participantsaffiche le nom, le rôle et le statut de chaque participant. Il permet aussi à l'organisateur de modifier le rôle ou les autorisations d'un participant.

Le groupe Discussion permet aux participants d'envoyer des messages de discussion aux autres participants. Le contenu de ce groupe est effacé automatiquement dès que la salle de réunion prend fin.

Le Module Q & R permet aux participants de poser des questions et aux présentateurs de répondre, de supprimer ou d'assigner une question à un animateur ou à l'organisateur. Les réponses aux questions peuvent être publiques ou privées.

Le Module Notes affiche les messages texte des organisateurs ou animateurs destinés à tous les participants. Le contenu de ce module est toujours disponible la fois suivante où vous entrez dans cette salle. Il le reste jusqu'à ce que vous le supprimiez du module.

Le Module Vidéo permet aux organisateurs, animateurs et intervenants disposant des autorisations appropriées de diffuser une vidéo à l'ensemble des participants.

Le Module Fichiers permet aux organisateurs et aux animateurs de poster des fichiers qui peuvent être téléchargés par les participants. Ce module est également connu sous le nom de module Partage de fichiers.

Le Module Sondage permet aux organisateurs et aux animateurs d'effectuer des sondages ou de poser des questions aux participants. Le contenu de ce module est toujours disponible la fois suivante où vous entrez dans cette salle. Il le reste jusqu'à ce que vous le supprimiez du module.

Lorsque vous partagez quoi que ce soit de votre écran, les actions que vous prenez dans la région partagée sont visibles à l'écran de tous les participants à la conférence. Ceux-ci peuvent suivre les mouvements de votre pointeur de souris lorsque vous le déplacez sur votre écran.

Sélectionnez 'Fenêtres' pour partager une ou plusieurs fenêtres qui s'ouvrent sur votre écran. Choisissez la ou les fenêtres à partager.

Sélectionnez 'Applications' pour partager une ou plusieurs applications et les fenêtres correspondantes qui s'ouvrent sur votre écran. Choisissez la ou les applications à partager.

Présentation : La partie principale de la fenêtre qui affiche les diapositives de la présentation.

Barre latérale de la présentation : Une zone sur le côté droit (emplacement par défaut) de la fenêtre de navigation qui affiche les onglets Plan, Commentaires et Recherche de la présentation. Pour activer la barre latérale de la présentation, cliquez sur le bouton « Afficher la barre latérale » dans la barre située sous la présentation. La barre latérale n'est pas visible par les participants, sauf si vous cochez la case qui permet de la leur montrer.

Barre de lecture de la présentation : Il s'agit d'un panneau de commande qui vous permet de contrôler la lecture d'une présentation, le son, les pièces jointes et la taille de l'écran. Pour activer la barre de lecture, sélectionnez « Afficher la barre de lecture de la présentation » dans les options du module Partage. La barre de lecture n'est pas visible par les participants, sauf si le mode Sync est désactivé.

• Cliquez sur le bouton Afficher la salle d'atelier dans le module Participants. Le module Salles d’atelier apparaît sur l’écran de l’organisateur qui a créé les salles d’atelier. Les autres organisateurs, animateurs et participants ne peuvent pas voir le module Salles d’atelier.
• Cliquez sur l'icône Créer une nouvelle salle d'atelier   pour ajouter de nouvelles salles d'atelier jusqu'à ce que vous ayez le nombre de salles que vous souhaitez.
• Effectuez l’une des actions suivantes :
• Assignez des participants à une salle d'atelier via un glisser-déposer ou en utilisant les commandes de la souris.
• Assignez des participants à une salle d'atelier automatiquement et aléatoirement en cliquant sur l'icône Répartir uniformément depuis la salle principale (bouton avec les deux flèches croisées).
• (Facultatif) Pour déplacer un participant après l'avoir assigné à une salle, faites un glisser-déposer sur son nom ou utilisez les commandes de la souris pour l'assigner à une salle différente.
• (Facultatif) Pour créer une autre salle d'atelier, cliquez sur l'icône Créer une nouvelle salle d'atelier  .
• (Facultatif) Pour supprimer une salle d'atelier, cliquez sur la croix X encerclée de la salle en question. Tous les modules et contenus de la salle d’atelier concernée seront également supprimés.
• (Facultatif) Pour supprimer toutes les salles, sélectionnez Supprimer toutes les salles dans les options du module Participants. Si vous désirez enregistrer les informations d'un module créé dans les salles pour vous y reporter ultérieurement, cochez la case permettant d'enregistrer ces informations, saisissez le nom de la session et cliquez sur le bouton Supprimer. Les modules sauvegardés seront disponibles sous le menu Modules.

• Après avoir créé les salles d’atelier et assigné les participants à ces salles, lancez la séance en cliquant sur le bouton Démarrer les séances de discussion. Les participants sont placés dans les salles d’atelier auxquelles ils ont été assignés. Le bouton Démarrer les séances de discussion change de couleur et devient le bouton Achever les séances de discussion. Quand les participants sont placés dans les salles d'atelier, ils se voient automatiquement attribuer le rôle d'animateur. Ceci leur confère à tous les droits d'animateur qui leur permettent de partager du contenu dans le module Partage, de modifier des tableaux blancs et d'ajouter du texte dans le module Notes. Lorsque les participants retournent dans la salle de réunion principale, ils récupèrent leur ancien statut.
• Remarque : Si vous enregistrez une réunion ou une séance de formation et que vous envoyez des participants dans des salles d’atelier, l’enregistrement se poursuit, mais il enregistre uniquement la salle de réunion principale.

• Pour mettre un terme à la séance de discussion en atelier, cliquez sur le bouton Achever les séances de discussion. Seuls les organisateurs peuvent achever une séance. Lorsque les salles d’atelier sont fermées, tous les participants sont renvoyés vers la salle de réunion principale et récupèrent leur ancien statut.
• Remarque : Si vous cliquez sur Achever les séances de discussion pour mettre un terme à une séance, les affectations des participants dans les salles d’atelier sont conservées. Ceci vous permet de cliquer à nouveau sur Démarrer les séances de discussion au cours de la même réunion ou séance de formation et de renvoyer les participants exactement dans la même salle où ils se trouvaient précédemment. Si vous utilisez l’option Supprimer toutes les salles, toutes les informations concernant les affectations des participants dans chaque salle d’atelier seront supprimées.

1. Dans la salle de réunion SAP CONNECT, contrôlez l'indicateur « Intervenant actif » situé au-dessus des noms dans le Groupe de participants ou contrôlez les icônes « Orateur » situées à la droite de chaque participant.
   • L'icône de téléphone à côté du nom d'une personne indique que celle-ci a rejoint la conférence, mais qu'elle ne parle pas.
   • L'icône de combiné avec des ondes indique que le participant parle ou que sa ligne émet un son dans la réunion. S'il n'y a aucune icône à côté du nom du participant, cela signifie que ce dernier n'a rejoint que la partie Web de la réunion.
2. Une fois que vous avez identifié un participant générant du bruit grâce à l'indicateur Intervenant actif ou grâce à l'icône combiné avec des ondes, sélectionnez ce participant en cliquant sur son nom dans la liste des participants.
3. Pour mettre en sourdine le participant sélectionné, sélectionnez Options participant > Mettre en sourdine depuis Options groupe dans le Groupe de participants. Vous pouvez également passer la souris au-dessus d'une personne dans la liste des participants et sélectionner Mettre en sourdine participant. La ligne du participant est à présent mise en sourdine.

R :  Le site Web de PGiMeet est disponible en sélectionnant « Mes audioconférences » dans le menu déroulant « Gérer un compte » sur le portail SAP CONNECT. PGiMeet est une plate-forme de conférence en libre-service qui vous permet d’ajouter un nouveau compte d’audioconférence, de modifier des fonctions sur un compte d’audioconférence existant, d’ajouter une nouvelle salle de réunion Web SAP CONNECT, de modifier l’audioconférence associée à une salle de réunion Web SAP CONNECT existante, et bien plus encore. Voici quelques informations et notions importantes concernant l’utilisation du site :

Ajouter un nouveau compte d’audioconférence

• À partir de la page d’accueil, sélectionnez Mon profil.
• Cliquez sur Afficher les comptes audio.
• Cliquez sur Ajouter un nouveau compte GlobalMeet.
• Donnez un nom à la conférence, dans le champ Titre du compte de conférence, qui vous permettra de la distinguer parmi vos autres comptes.
• Plusieurs caractéristiques de la conférence (sons d’entrée et de sortie, entrée et sortie silencieuses, etc.) peuvent être modifiées en cliquant sur Options de conférence.
• Cliquez sur le bouton Enregistrer.
• Vous recevrez un e-mail contenant les informations associées au compte. Vous retrouverez également ces informations dans Mon profil ou via le lien « Gérer mes comptes audio » disponible sur la page d’accueil.
• Remarque: Les comptes de conférence audio ne peuvent pas etre passé d'un utilisateur a un autre. Vous devez créer un nouveau compte de conférence audio.

Modifier les caractéristiques d’un compte d’audioconférence existant

• À partir de la page d’accueil, sélectionnez Mon profil.
• Cliquez sur Afficher les comptes audio.
• Localisez le compte d’audioconférence que vous désirez modifier et cliquez sur l’icône représentant un papier et un crayon en regard de ladite conférence pour la modifier.
• Si vous souhaitez modifier le nom de la conférence, saisissez le nouveau nom dans le champ Titre du compte de conférence.
• Si vous désirez générer de nouveaux codes d’accès pour les participants et les animateurs, cochez la case Générer de nouveaux codes d’accès.
• Si vous souhaitez modifier les sons d’entrée et de sortie, l’option d’entrée et sortie silencieuses, ou d’autres caractéristiques de conférence, cliquez sur Options de conférence et sélectionnez les options désirées.
• Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

Ajouter une nouvelle salle de réunion Web SAP CONNECT

• À partir de la page d’accueil, sélectionnez Mon profil.
• Cliquez sur Afficher les salles de réunion Web.
• Cliquez sur Ajouter une nouvelle salle Adobe Connect.
• Attribuez un nom à la salle de réunion dans le champ Nom.
• Vous pouvez définir une URL personnalisée, si vous le souhaitez, ou laisser ce champ vide pour que le système attribue une URL aléatoire.
• Le champ Récapitulatif vous permet de noter vos remarques personnelles concernant l’utilisation de cette salle de réunion ou d’autres informations que vous désirez inclure dans votre propre conférence.
• Choisissez un modèle à utiliser pour la salle de réunion dans le menu déroulant Sélectionner un modèle. Le Modèle de réunion par défaut est le modèle le plus couramment utilisé.
• Sélectionnez le type d’Accès désiré pour la salle de réunion. La sélection par défaut avec SAP est « Seuls les utilisateurs enregistrés et les invités acceptés peuvent entrer dans la salle ».
• Sélectionnez les Paramètres d’audioconférence désirés pour la salle de réunion. La sélection par défaut avec SAP consiste à inclure une audioconférence. Si vous disposez de plusieurs audioconférences, vous pouvez cliquer sur le lien « Sélectionner un autre compte audio » pour choisir un compte différent à intégrer à cette salle.
• Cliquez sur le bouton Enregistrer.
• À partir de la page d’accueil, cliquez sur le lien Adobe Connect pour afficher les détails ou Démarrer la salle de réunion.
• Remarque: Une salle de réunion virtuelle ne peut pas etre déplacé sous le compte d'un autre utilisateur. Elle doit etre supprimé par l'utilisateur primarie et recrée sous le compte du nouvel utilisateur.

Modifier l’audioconférence intégrée à une salle de réunion Web SAP CONNECT existante

• À partir de la page d’accueil, sélectionnez Mon profil.
• Cliquez sur Afficher les salles de réunion Web.
• Localisez la salle que vous désirez modifier et cliquez sur l’icône représentant un papier et un crayon en regard de ladite salle pour la modifier.
• Dans la section Paramètres d’audioconférence, cliquez sur le lien « Sélectionner un autre compte audio ».
• Cliquez sur le compte que vous désirez utiliser.
• Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

Commander un CD ou un fichier audio de l’enregistrement de la conférence téléphonique

• À partir de la page d’accueil, cliquez sur le lien « Rechercher un enregistrement »dans la boîte Mes derniers enregistrements.
• Localisez l’enregistrement que vous désirez commander puis cliquez sur le lien orange dans la colonne Conférence enregistrée. Vous verrez alors apparaître une page où figurent les détails de l’enregistrement.
• Pour obtenir l’enregistrement, plusieurs options s’offrent à vous :
  • Pour commander un exemplaire de l’enregistrement, qui vous sera envoyé par courrier normal ou avec livraison le lendemain, sous forme de CD audio classique ou autre format, cliquez sur le lien Commander un CD. Sélectionnez le format de fichier désiré, le nombre d’exemplaires et remplissez les informations de livraison. Cliquez sur le bouton Commander pour passer votre commande.
  • Dans la section Télécharger et Lire à partir d’un ordinateur, vous pouvez télécharger une copie de l’enregistrement sur votre ordinateur. Les types de fichiers disponibles sont Windows Media, MP3 ou WAV.
• Sur la page Informations concernant l’enregistrement, vous pouvez également commander une transcription de l’enregistrement, ou Demander un délai supplémentaire pour prolonger la période de disponibilité du fichier de réécoute par téléphone. Les fichiers de réécoute par téléphone sont disponibles pendant 30 jours par défaut.

• Pour le contenu à caractère public, vous devez créer un dossier (que vous nommerez p. ex. 'Public') dont le paramètre 'Autoriser la diffusion publique' sera défini sur 'Oui'. Ainsi, tout ce qui se trouvera dans ce dossier sera accessible à l'ensemble des utilisateurs, internes comme externes.
• Si vous êtes souvent amené(e) à accorder l'accès d'un contenu au même groupe, vous pouvez créer un dossier spécifique (que vous nommerez p. ex. 'Mon équipe'). Les autorisations relatives à ce dossier seront accordées à des utilisateurs ciblés : tout ce qui s'y trouvera répondra à ces paramètres d'autorisation.
• S'agissant du contenu à autorisations variables, il sera possible de créer un dossier (que vous nommerez p. ex. 'Partagé') avec paramètres d'autorisation par défaut. Dans ce dossier, chaque élément pourra faire l'objet d'autorisations personnalisées. Au moins, vous saurez qu'il s'agit d'un sous-dossier contenant des fichiers dont les autorisations ne sont pas standard.

• Vous pouvez leur envoyer un e-mail ou une invitation Outlook avec le lien permanent vers votre salle de conférences. Celui-ci se trouve dans l'e-mail de confirmation.
• Invitez des participants directement depuis la réunion Connect. Cliquez sur le menu « Réunion » puis sélectionnez « Inviter des participants » dans Gérer l'accès et l'entrée. Cliquez sur le bouton Composer un e-mail pour envoyer rapidement un e-mail avec les informations nécessaires.

1. Entrez dans la salle de réunion en tant qu'organisateur.
   
2. Démarrez l'audio PGi dans la salle de réunion SAP CONNECT. Vous pouvez le faire en sélectionnant « Démarrer audio-réunion » depuis le menu Audio dans la salle de réunion.
   
3. La fenêtre contextuelle « Rejoindre l'audioconférence » s'affiche.
   
   Si vous souhaitez que SAP CONNECT appelle votre téléphone, saisissez votre numéro de téléphone et cliquez sur le bouton Rejoindre. Quand votre téléphone sonne, décrochez simplement et vous serez placé dans l'audioconférence.
   
   Si vous souhaitez composer un numéro d'appel pour rejoindre la conférence, cliquez sur le bouton « Annuler >>. À ce moment, vous devrez composer un numéro d'appel pour rejoindre l'audioconférence. Veillez à bien entrer le code d'accès de l'organisateur quand vous y êtes invité.
   
   Un petit bouton bleu d'information apparaîtra dans le coin supérieur droit de la salle de réunion indiquant que l'audioconférence a démarré.
   
   
4. Une fois que vous avez rejoint l'audioconférence, vous pouvez commencer l'enregistrement en cliquant sur le menu Réunion et en choisissant « Enregistrer une réunion >>.
   
   
5. Une fenêtre contextuelle s'affiche dans laquelle vous pouvez saisir un nom et un descriptif de votre enregistrement. Après avoir indiqué les informations désirées, cliquez sur OK. Un point rouge apparaîtra dans le coin supérieur droit pour indiquer que la réunion est en cours d'enregistrement.

1. Il existe deux méthodes différentes pour arrêter un enregistrement.

Cliquez sur le petit point rouge dans le coin supérieur droit et choisissez Arrêter l'enregistrement.
Cliquez sur le menu Réunion et sélectionnez Arrêter l'enregistrement.


2. Pour achever l'audioconférence PGi, sélectionnez « Arrêter l'audioconférence » dans le menu Audio de la salle de réunion.



3. Pour achever la réunion et déconnecter tous les participants de la salle, cliquez simplement sur « Terminer la réunion » dans le menu Réunion.

• Accéder au système SAP CONNECT
• Détenir l'URL de l'enregistrement ('URL de visionnage', /p…/)
• Si le paramètre 'Autoriser la diffusion publique' n'est pas défini sur 'Oui' :
• • Détenir les autorisations pour visionner l'enregistrement (voir ci-dessous)
  • Cliquer sur le bouton 'Participer à une conférence' après avoir activé l'authentification unique.

• Si vous êtes invité à installer l’utilitaire Adobe Connect, vous pouvez appuyer sur Non, car il fait déjà partie de l’image de WTS.
• Vous constaterez un retard de quelques secondes, en particulier si vous regardez le flux vidéo d’une Webcam.
• Pour garantir de meilleures performances, téléchargez les documents dans la salle de réunion, avant la réunion, au lieu de partager votre ordinateur.