Q : Qu’est-ce que le site Web de PGiMeet et comment puis-je l’utiliser ?
R : Le site Web de PGiMeet est disponible en sélectionnant « Mes audioconférences » dans le menu déroulant « Gérer un compte » sur le portail SAP CONNECT. PGiMeet est une plate-forme de conférence en libre-service qui vous permet d’ajouter un nouveau compte d’audioconférence, de modifier des fonctions sur un compte d’audioconférence existant, d’ajouter une nouvelle salle de réunion Web SAP CONNECT, de modifier l’audioconférence associée à une salle de réunion Web SAP CONNECT existante, et bien plus encore. Voici quelques informations et notions importantes concernant l’utilisation du site : Ajouter un nouveau compte d’audioconférence - À partir de la page d’accueil, sélectionnez Mon profil.
- Cliquez sur Afficher les comptes audio.
- Cliquez sur Ajouter un nouveau compte GlobalMeet.
- Donnez un nom à la conférence, dans le champ Titre du compte de conférence, qui vous permettra de la distinguer parmi vos autres comptes.
- Plusieurs caractéristiques de la conférence (sons d’entrée et de sortie, entrée et sortie silencieuses, etc.) peuvent être modifiées en cliquant sur Options de conférence.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer.
- Vous recevrez un e-mail contenant les informations associées au compte. Vous retrouverez également ces informations dans Mon profil ou via le lien « Gérer mes comptes audio » disponible sur la page d’accueil.
- Remarque: Les comptes de conférence audio ne peuvent pas etre passé d'un utilisateur a un autre. Vous devez créer un nouveau compte de conférence audio.
Modifier les caractéristiques d’un compte d’audioconférence existant - À partir de la page d’accueil, sélectionnez Mon profil.
- Cliquez sur Afficher les comptes audio.
- Localisez le compte d’audioconférence que vous désirez modifier et cliquez sur l’icône représentant un papier et un crayon en regard de ladite conférence pour la modifier.
- Si vous souhaitez modifier le nom de la conférence, saisissez le nouveau nom dans le champ Titre du compte de conférence.
- Si vous désirez générer de nouveaux codes d’accès pour les participants et les animateurs, cochez la case Générer de nouveaux codes d’accès.
- Si vous souhaitez modifier les sons d’entrée et de sortie, l’option d’entrée et sortie silencieuses, ou d’autres caractéristiques de conférence, cliquez sur Options de conférence et sélectionnez les options désirées.
- Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.
Ajouter une nouvelle salle de réunion Web SAP CONNECT - À partir de la page d’accueil, sélectionnez Mon profil.
- Cliquez sur Afficher les salles de réunion Web.
- Cliquez sur Ajouter une nouvelle salle Adobe Connect.
- Attribuez un nom à la salle de réunion dans le champ Nom.
- Vous pouvez définir une URL personnalisée, si vous le souhaitez, ou laisser ce champ vide pour que le système attribue une URL aléatoire.
- Le champ Récapitulatif vous permet de noter vos remarques personnelles concernant l’utilisation de cette salle de réunion ou d’autres informations que vous désirez inclure dans votre propre conférence.
- Choisissez un modèle à utiliser pour la salle de réunion dans le menu déroulant Sélectionner un modèle. Le Modèle de réunion par défaut est le modèle le plus couramment utilisé.
- Sélectionnez le type d’Accès désiré pour la salle de réunion. La sélection par défaut avec SAP est « Seuls les utilisateurs enregistrés et les invités acceptés peuvent entrer dans la salle ».
- Sélectionnez les Paramètres d’audioconférence désirés pour la salle de réunion. La sélection par défaut avec SAP consiste à inclure une audioconférence. Si vous disposez de plusieurs audioconférences, vous pouvez cliquer sur le lien « Sélectionner un autre compte audio » pour choisir un compte différent à intégrer à cette salle.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer.
- À partir de la page d’accueil, cliquez sur le lien Adobe Connect pour afficher les détails ou Démarrer la salle de réunion.
- Remarque: Une salle de réunion virtuelle ne peut pas etre déplacé sous le compte d'un autre utilisateur. Elle doit etre supprimé par l'utilisateur primarie et recrée sous le compte du nouvel utilisateur.
Modifier l’audioconférence intégrée à une salle de réunion Web SAP CONNECT existante - À partir de la page d’accueil, sélectionnez Mon profil.
- Cliquez sur Afficher les salles de réunion Web.
- Localisez la salle que vous désirez modifier et cliquez sur l’icône représentant un papier et un crayon en regard de ladite salle pour la modifier.
- Dans la section Paramètres d’audioconférence, cliquez sur le lien « Sélectionner un autre compte audio ».
- Cliquez sur le compte que vous désirez utiliser.
- Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.
Commander un CD ou un fichier audio de l’enregistrement de la conférence téléphonique - À partir de la page d’accueil, cliquez sur le lien « Rechercher un enregistrement »dans la boîte Mes derniers enregistrements.
- Localisez l’enregistrement que vous désirez commander puis cliquez sur le lien orange dans la colonne Conférence enregistrée. Vous verrez alors apparaître une page où figurent les détails de l’enregistrement.
- Pour obtenir l’enregistrement, plusieurs options s’offrent à vous :
- Pour commander un exemplaire de l’enregistrement, qui vous sera envoyé par courrier normal ou avec livraison le lendemain, sous forme de CD audio classique ou autre format, cliquez sur le lien Commander un CD. Sélectionnez le format de fichier désiré, le nombre d’exemplaires et remplissez les informations de livraison. Cliquez sur le bouton Commander pour passer votre commande.
- Dans la section Télécharger et Lire à partir d’un ordinateur, vous pouvez télécharger une copie de l’enregistrement sur votre ordinateur. Les types de fichiers disponibles sont Windows Media, MP3 ou WAV.
- Sur la page Informations concernant l’enregistrement, vous pouvez également commander une transcription de l’enregistrement, ou Demander un délai supplémentaire pour prolonger la période de disponibilité du fichier de réécoute par téléphone. Les fichiers de réécoute par téléphone sont disponibles pendant 30 jours par défaut.
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Q : Puis-je avoir plusieurs salles de réunion ?
R : Oui, bien sûr. Il peut être logique de disposer de salles spécialisées, en plus de votre salle de réunion par défaut, pour vos réunions de service ou vos équipes de projet.
Pour créer une nouvelle salle, rendez-vous simplement sur le portail SAP CONNECT et sélectionnez « Mes salles de réunion Adobe Connect » dans le menu déroulant Gérer un compte. Sous l'onglet Réunions, cliquez sur le bouton « Nouvelle réunion » pour lancer l'assistant qui permet de créer une salle de réunion.
Il vous suffit alors de spécifier un nom et une URL personnalisée (qui sera utilisée par la suite pour inviter les participants). Dans la zone Paramètres d'audioconférence, veillez à bien sélectionner « Inclure cette audioconférence à cette réunion » et choisissez l'un de vos comptes audio PGi dans le menu déroulant, si vous souhaitez utiliser une audioconférence avec cette salle de réunion.
Veillez à bien indiquer votre nom en tant que propriétaire de la salle de réunion, ainsi que toute autre information que vous désirez inclure concernant cette salle de réunion, dans la boîte « Récapitulatif » . Ceci sera particulièrement utile pour les personnes auxquelles vous voudrez accorder des autorisations à la prochaine étape. Elles pourront ainsi identifier le propriétaire de la salle de réunion en cliquant sur celle-ci et obtenir plus d'informations à partir de leur page d'accueil.
Il est facultatif d'accorder des autorisations, mais cela peut s'avérer utile si cette salle est toujours utilisée par le même groupe configuré en tant que « participants » , ainsi vous n'aurez pas à accepter chaque participant individuellement. Ici, vous pouvez également spécifier si un participant se voit automatiquement attribuer le rôle d'animateur ou d'organisateur pour cette salle.
Remarque : Par défaut, vous ne pouvez sélectionner que des participants du même groupe (soit la région « Amériques » ou « EMEA/APJ » ). Reportez-vous ci-dessous pour savoir comment sélectionner le participant approprié en cas de noms en double. Vous trouverez également ci-dessous comment autoriser l'accès à votre salle de réunion à tous les employés de SAP sans rendre la réunion publique.
Pour inviter des participants dans la nouvelle salle de réunion, envoyez simplement l'URL (https://sap.na.pgiconnect.com/nomdelasalle ou https://sap.emea.pgiconnect.com/nomdelasalle ou https://sap.apj.pgiconnect.com/nomdelasalle, par exemple) dans une demande de réunion, accompagnée des numéros d'appel et des codes d'accès destinés aux participants.
Remarque: Une salle de réunion virtuelle ne peut pas etre déplacé sous le compte d'un autre utilisateur. Elle doit etre supprimé par l'utilisateur primarie et recrée sous le compte du nouvel utilisateur.
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Q : Est-il possible d'avoir un second organisateur pour une salle de réunion ? R : Oui, c'est possible, et c'est même recommandé pour les réunions récurrentes (projets, services, ...) dans le cas où l'organisateur régulier ne pourrait pas assister à la réunion pour cause de congés, de maladie...
Tout d'abord, rendez-vous sur le portail SAP CONNECT et sélectionnez « Mes salles de réunion Adobe Connect » dans le menu déroulant Gérer un compte. Sous l'onglet Réunions, localisez la salle pour laquelle vous désirez modifier les autorisations des participants et cliquez sur le nom de la salle de réunion pour afficher les informations relatives à celle-ci. Cliquez sur « Modifier les participants
» . Recherchez et sélectionnez un utilisateur, puis cliquez sur « Ajouter » . Ensuite, utilisez la fonction « Configurer le rôle de l'utilisateur » pour le définir en tant qu'organisateur.
Remarque : Par défaut, vous ne pouvez sélectionner que des participants du même groupe (soit la région « Amériques » ou « EMEA » ou « APJ » ). Vous pourriez trouver des noms de participants d'autres régions si ces derniers ont assisté à une réunion de votre groupe.
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Q : Il y a des noms en double dans la liste des participants, comment puis-je savoir lequel est le bon ? R : Pour déterminer lequel des 5 « Michael Miller » est le bon, identifiez celui qui possède un numéro d'employé de SAP correct. Si aucune entrée ne possède le numéro d'employé approprié et que plusieurs entrées portant un numéro à 7 chiffres apparaissent, vous devrez demander à votre collègue de vérifier l'identifiant client dans son profil Connect. Demandez-lui de se rendre sur le portail SAP CONNECT et de sélectionner « Mes audioconférences » dans le menu déroulant Gérer un compte, puis de sélectionner « Mon profil » et de cliquer sur le signe plus situé à côté de « Afficher le profil » pour dérouler l'élément. L'identifiant client apparaît vers le bas de la page de présentation du profil. En utilisant cet identifiant, vous pourrez sélectionner le bon participant.
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Q : Est-il recommandé de hiérarchiser le contenu ? R : Oui. En effet, les autorisations relatives au contenu (ou aux enregistrements) proviennent du dossier de stockage. Pour en faciliter l'accès aux groupes ou dans le domaine public, il est utile de créer une hiérarchie de dossiers sous 'Mon contenu'.- Pour le contenu à caractère public, vous devez créer un dossier (que vous nommerez p. ex. 'Public') dont le paramètre 'Autoriser la diffusion publique' sera défini sur 'Oui'. Ainsi, tout ce qui se trouvera dans ce dossier sera accessible à l'ensemble des utilisateurs, internes comme externes.
- Si vous êtes souvent amené(e) à accorder l'accès d'un contenu au même groupe, vous pouvez créer un dossier spécifique (que vous nommerez p. ex. 'Mon équipe'). Les autorisations relatives à ce dossier seront accordées à des utilisateurs ciblés : tout ce qui s'y trouvera répondra à ces paramètres d'autorisation.
- S'agissant du contenu à autorisations variables, il sera possible de créer un dossier (que vous nommerez p. ex. 'Partagé') avec paramètres d'autorisation par défaut. Dans ce dossier, chaque élément pourra faire l'objet d'autorisations personnalisées. Au moins, vous saurez qu'il s'agit d'un sous-dossier contenant des fichiers dont les autorisations ne sont pas standard.
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Q : Est-ce qu'un utilitaire est disponible pour Outlook ? R : Non, mais la bonne nouvelle, c'est que ce n'est pas nécessaire du tout. Tout ce que vous avez besoin d'inclure dans votre demande de réunion est l'URL de la salle de réunion (par exemple, https://sap.na.pgiconnect.com/nomdelasalle ou https://sap.emea.pgiconnect.com/nomdelasalle) et une liste des numéros d'appel courants destinée aux participants qui ne se connectent pas à la salle de réunion via un ordinateur (parce qu'ils sont sur la route, par exemple). Plus besoin de réservations fastidieuses et de mises à jour régulières du système de conférence quand une réunion est reportée (et plus de problèmes pour déplacer des réunions à partir d'un Blackberry non plus...)
Nous vous suggérons simplement de créer une signature Outlook (Outils -> Options -> Format du courrier -> Signatures) qui inclut l'URL et les numéros d'appel, afin qu'elle soit toujours à votre disposition quand vous créerez de nouvelles demandes de réunion. Il vous suffira d'insérer la signature manuellement via Insertion > Signature (remarque : si elle ne se trouve pas là, cliquez en premier lieu sur « Inviter des participants >>)
Une signature pourrait ressembler à ceci :
--- Lien en ligne : « i>ID de votre salle de réunion> (pour les utilisateurs externes, merci de saisir votre nom et de cliquer sur « Rejoindre en tant que participant >>)
Rejoignez l'audioconférence via l'une des deux procédures suivantes :
1) Composez votre propre numéro quand vous êtes invité à le faire, selectionnez votre pays ,composez votre numéro de téléphone et cliquez sur le boutton "Joindre la conference"
2) Connectez-vous en composant l'un des numéros d'appel ci-dessous et en utilisant le code d'accès des participants : « i>votre code d'accès de participant>
Numéros d'appel : Local - Allemagne, Francfort : +49 69 7104 45497 Local - États-Unis, New York : +1 212 999 6675
Numéro d'appel gratuit - Allemagne : 0800 10 12 13 7 Numéro d'appel gratuit - États-Unis/Canada : 1866 902 742 ---
Remarque : Les numéros d'appel indiqués ci-dessus en guise d'exemple peuvent ne pas être valides pour votre compte. Veillez à toujours obtenir la liste des numéros d'appel de votre salle sur le portail SAP CONNECT en sélectionnant « Afficher les numéros d'appel » dans le menu déroulant Gérer un compte (disponible uniquement si l'ouverture de session unique est activée).
Bien entendu, si vous disposez de plusieurs salles, vous pouvez également utiliser des signatures pour ces salles, ou bien vous pouvez simplement créer une liste de lignes de type « Veuillez me joindre au : ... » et supprimer celles qui ne s'appliquent pas à la réunion concernée.
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Q : Est-il possible d'autoriser l'accès à ma salle de réunion pour tout le personnel SAP sans la rendre publique ? R : Oui. Les groupes suivants peuvent être ajoutés à la liste des participants de votre salle de réunion :
_Utilisateurs SAP APJ _Utilisateurs SAP AMER _Utilisateurs SAP EMEA
En ajoutant ces groupes à votre salle de réunion, vous accordez l'accès à tous les utilisateurs SAP avec signature unique de cette région, sans avoir à les « accepter » manuellement.
Pour ajouter ces groupes à votre salle de réunion, dans le portail SAP CONNECT, sélectionnez "My Adobe Connect Meeting Rooms" dans le menu "Manage Account". Dans l'onglet Meetings, cliquez sur la salle de réunion pour laquelle modifier la liste des participants et cliquez sur "Edit Participants". Sélectionnez chaque groupe et cliquez sur le bouton Add.
Remarque : lorsque vous démarrez votre salle de réunion, vérifiez que la case "Block Incoming Attendee"s n'est pas cochée. Allez dans le menu "Meeting" situé en haut de la fenêtre de la salle de réunion > Manage Access & Entry > et cliquez dans la case "Block Incoming Attendees" si elle est cochée. L'autorisation de l'accès à votre salle de réunion pour tout le personnel SAP ne fonctionnera pas lorsque la case "Block Incoming Attendees" est cochée.
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Q : Comment planifier des réunions Adobe Connect ? R : Votre salle de réunion est toujours accessible par le même lien. Consultez votre e-mail de confirmation pour connaître votre URL unique. Distribuez simplement l'URL avec les numéros à composer et le mot de passe participant de votre conférence audio. Les informations peuvent être copiées-collées directement dans une invitation Outlook.
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Q : Comment fixer une conférence téléphonique ? R : Reportez-vous à l'e-mail de confirmation de vos numéros d'accès et mots de passe pour assister à la conférence téléphonique. Vous pouvez effectuer un copier-coller des informations dans votre invitation sous Outlook.
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Q : Comment inviter des collègues à mes réunions Connect ? R : Vous pouvez inviter des personnes à vos conférences sous Adobe Connect de plusieurs manières.
- Vous pouvez leur envoyer un e-mail ou une invitation Outlook avec le lien permanent vers votre salle de conférences. Celui-ci se trouve dans l'e-mail de confirmation.
- Invitez des participants directement depuis la réunion Connect. Cliquez sur le menu « Réunion » puis sélectionnez « Inviter des participants » dans Gérer l'accès et l'entrée. Cliquez sur le bouton Composer un e-mail pour envoyer rapidement un e-mail avec les informations nécessaires.
**Remarque : vous ne devez pas inviter de personnes en même temps que vous planifiez une conférence sous Adobe Connect ou que vous utilisez l'outil d'invitation pour une conférence existante sous la fonction de gestion du compte, dans le portail de conférences SAP. Dans ce contexte, l'e-mail sera envoyé d'une source externe, à partir du domaine sap.com, et il ne parviendra donc pas à son destinataire.
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Q : Comment inviter de nouveaux participants à ma conférence ? R : Depuis la réunion, cliquez sur le menu « Réunion » puis sélectionnez « Inviter des participants » dans Gérer l'accès et l'entrée. L'e-mail d'invitation comprend les informations de conférence audio ainsi que l'URL pour accéder à la réunion en ligne.
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Q : Les invitations par e-mail que j'envoie au cours de la conférence contiendront-elles les informations Web et audio ? R : Oui. Toutes les invitations par e-mail contiennent tant les informations Web que les informations audio qui permettront aux participants de se joindre à la conférence Web.
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