F: Was ist die PGiMeet-Website, and wie nutze ich sie?
A: Auf die PGiMeet-Website gelangen Sie, indem Sie auf der SAP-CONNECT-Portalseite "Manage Account" (Meine Adobe Connect Meetingräume) anklicken und im Drop-down-Menü "My Audio Conferences" (Meine Telefonkonferenzen) auswählen. PGiMeet ist ein automatisiertes virtuelles Konferenzzentrum. Über dieses Zentrum können Nutzer eigenständig einen neuen Konferenz-Account anlegen, Einstellungen eines bestehenden Audiokonferenz-Accounts ändern, einen neuen SAP-CONNECT-Webkonferenzraum hinzufügen, die an einen bestehenden SAP-CONNECT-Webkonferenzraum gebundene Audiokonferenz bearbeiten und vieles mehr. Hier einige Highlights der PGiMeet-Website und Details zu ihrer Nutzung: Einen neuen Audiokonferenz-Account hinzufügen - Wählen Sie auf der Homepage "My Profile".
- Klicken Sie auf "View Audio Accounts".
- Klicken Sie auf "Add New GlobalMeet Account".
- Geben Sie im Feld "Conference Account Title" eine Bezeichnung ein, um den Account von anderen Accounts zu unterscheiden.
- Über den Menüpunkt "Konferenzoptionen" können Sie verschiedene Konferenzeinstellungen ("Entry & Exit Tones", "Silent Entry & Exit" etc.) bearbeiten.
- Klicken Sie auf "Save".
- Anschließend erhalten Sie eine E-Mail mit den Account-Details. Sie können diese Details auch unter "My Profile" oder über den Link "Manage my Audio Accounts" auf der Homepage abrufen.
- Bitte beachten Sie: Audio accounts können nicht übertragen werden. Sie müssen einen neuen Audio Account erstellen.
Einstellungen eines bestehenden Audiokonferenz-Accounts ändern - Wählen Sie auf der Homepage "My Profile".
- Klicken Sie auf "View Audio Accounts".
- Wählen Sie den Audiokonferenz-Account, den Sie ändern möchten, und klicken Sie auf das dazugehörige Papier-und-Bleistift-Symbol. Nun können Sie die Konferenzeinstellungen ändern.
- Wenn Sie den Konferenznamen ändern möchten, geben Sie den neuen Namen in das Feld "Conference Account Title" ein.
- Wenn Sie neue Teilnehmer- und Moderatoren-Passwörter einrichten möchten, wählen Sie das Kästchen neben der Option "Generate New Passcodes".
- Wenn Sie die Einstellungen "Entry & Exit Tones", "Silent Entry & Exit" oder andere Konferenzeinstellungen ändern möchten, klicken Sie auf "Conference Options" und wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus.
- Klicken Sie "Save", um Ihre Änderungen zu sichern.
Einen neuen SAP-CONNECT-Webkonferenzraum hinzufügen - Wählen Sie auf der Homepage "My Profile".
- Klicken Sie auf "View Web Meeting Rooms".
- Klicken Sie auf "Add New Adobe Connect Room".
- Geben Sie dem Konferenzraum einen Namen und tragen Sie ihn in das entsprechende Feld ein.
- Sie haben die Möglichkeit, selbst eine Kunden-URL festzulegen. Wenn Sie das betreffende Feld frei lassen, bestimmt das System eine URL nach dem Zufallsprinzip.
- In das Feld "Summary" können Sie persönliche Notizen eintragen – zum Beispiel den Zweck des Konferenzraums oder jede beliebige andere Information, die Ihnen in Verbindung mit Ihren Konferenzen wichtig ist.
- Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü "Select Template" die Vorlage, die für den Konferenzraum genutzt werden soll. Üblicherweise wird die Vorlage "Default Meeting Template" gewählt.
- Wählen Sie den gewünschten Zugang zum Konferenzraum aus. Die Standardauswahl für SAP lautet "Only registered users and accepted guests may enter the room".
- Wählen Sie die gewünschten Audiokonferenz-Einstellungen für den Konferenzraum aus. Die Standardauswahl für SAP ist der Einschluss einer Audiokonferenz. Wenn Sie mehr als eine Audiokonferenz haben, können Sie über den Link "Select another audio account" einen anderen Account für die Integration in diesen Raum bestimmen.
- Klicken Sie auf "Save".
- Klicken Sie auf der Homepage den Link "Adobe Connect", um Details anzusehen oder den Konferenzraum zu starten.
- Bitte beachten Sie: ein Meetingraum kann nicht von einem Eigner zu einem anderen übertragen werden. Der Raum muss vom Eigner gelöscht werden und kann dann neu erstellt werden.
Die an einen bestehenden SAP-CONNECT-Webkonferenzraum gebundene Audiokonferenz bearbeiten - Wählen Sie auf der Homepage "My Profile".
- Klicken Sie auf "View Web Meeting Rooms".
- Wählen Sie den Audiokonferenz-Account, den Sie ändern möchten, und klicken Sie auf das dazugehörige Papier-und-Bleistift-Symbol. Nun können Sie die Konferenzeinstellungen ändern.
- Klicken Sie im Bereich "Audio Conference Settings" auf den Link "Select Another Audio Account".
- Klicken Sie auf den Account, den Sie nutzen möchten.
- Klicken Sie auf "Save", um Ihre Änderungen zu sichern.
CD oder Audiodatei einer Nur-Audio-Telefonkonferenzaufzeichnung bestellen - Wählen Sie auf der Homepage im Feld "My Latest Recordings" den Link "Find a Recording".
- Wählen Sie die Aufzeichnung aus, die Sie bestellen möchten, und klicken Sie auf den orangefarbenen Link in der Leiste "Recorded Conference". Sie gelangen auf eine Seite mit Details zu dieser Aufzeichnung.
- Sie können wählen, wie Sie Ihre Konferenzaufzeichnung erhalten:
- Sie bestellen die Aufzeichnung in einem üblichen CD-Audio-Format oder in einem anderen Format als gewöhnliche Postsendung oder als Overnight-Kuriersendung. Hierzu klicken Sie auf den Link "Order a CD" und wählen das gewünschte Format, die Anzahl der Kopien und die gewünschte Auslieferungsart. Anschließend klicken Sie auf das Feld "Order", um Ihre Bestellung abzuschließen.
- Oder Sie laden im Bereich "Download and Play from Computer" eine Kopie der Aufzeichnung auf ihren PC herunter. Als Dateitypen stehen Windows Media, MP3 und WAV zur Verfügung.
- Auf der Seite mit den Aufzeichnungsdetails können Sie auch "Order a Transcript of the Recording" wählen. Eine weitere Option ist "Order Additional Time" für den Fall, dass Sie den Zeitraum erweitern möchten, in dem die telefonbasierte Wiedergabe verfügbar bleibt. Standard ist eine 30-tägige Verfügbarkeit der telefonbasierten Wiedergabe.
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F: Kann ich mehrere Meetingräume haben?
A: Ja, das ist möglich. Es ist sinnvoll, wenn Sie ausgewählte Meetingräume für Projektgruppen oder Abteilungen haben.
Um einen neuen Raum aufzusetzen, gehen Sie auf Ihr SAP Connect Portal und wählen Sie "Meine Adobe Connect Meetingräume" von dem Auswahlmenü aus. Danach klicken Sie auf "Neues Meeting" um ein Meetingraum Wizard zu starten.
Wählen Sie einen Meetingnamen und eine URL aus. Diese wird später genutzt um Teilnehmer einzuladen. In den Audiokonferenzoptionen wählen Sie bitte "Audiokonferenz für dieses Meeting hinzufügen" aus und wählen Sie den zugehörigen PGI Audio-Account in dem Auswahlmenü aus, wenn Sie auch eine Audiokonferenz in Ihrem neuen Meetingraum abhalten wollen.
Geben Sie Ihren Namen als Meetingrauminhaber ein sowie zusätzliche Informationen zu diesem Meetingraum. Diese werden in der "Zusammenfassung"-Box angezeigt. Dies ist hilfreich für jedem, dem Sie zusätzliche Rechte einräumen, so dass dieser Ihren Meetingraum klar identifizieren kann, wenn er auf die Details auf Ihrer Homepage klickt.
Jemandem zusätzliche Rechte einzuräumen ist immer optional, aber eventuell hilfreich, wenn ihr Meetingraum immer von der selben Gruppe genutzt wird. So müssen Sie nicht jeden einzelnen Teilnehmer immer wieder neu in der Konferenz akzeptieren. Sie können auch so schneller die Präsentierenden wechseln, sowie Leiterrollen vergeben.
Bitte beachten Sie, dass Sie nur Teilnehmer aus demselben Cluster auswählen können (entweder Americas oder EMEA/APJ Region). Sehen Sie weiter unten, wie Sie die richtigen Teilnehmer auswählen, falls es eine Dopplung der Namen gibt. Sehen Sie außerdem wie Sie den Meetingraumzugang für alle SAP-Mitarbeiter öffnen können ohne Ihren Meetingraum öffentlich zu machen.
Um Teilnehmer in den neuen Raum einzuladen, verschicken Sie einfach folgende URL (https://sap.na.pgiconnect.com/roomname oder https://sap.emea.pgiconnect.com/roomname oder https://sap.apj.pgiconnect.com/roomname) z.B. in einer Meetinganfrage zusammen mit den Einwahlnummern und Passcodes.
Bitte beachten Sie: ein Meetingraum kann nicht von einem Eigner zu einem anderen übertragen werden. Der Raum muss vom Eigner gelöscht werden und kann dann neu erstellt werden.
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F: Ist es möglich einen zweiten Konferenzleiter in einem Meetingraum zu haben? A: Ja, das ist möglich und empfohlen für immer wiederkehrende Meetings und für den Fall, dass der reguläre Konferenzleiter wegen Urlaub oder Krankheit nicht teilnehmen kann.
Gehen Sie zuerst zu Ihrem SAP Connect Portal und wählen Sie "Meine Adobe Connect Meetingräume" aus. Unter dem Konferenzauswahlfenster wählen Sie den Raum aus, für den Sie einem Teilnehmer erweiterte Rechte einräumen wollen. Klicken Sie auf den Meetingraumnamen und anschließend auf "Teilnehmer bearbeiten". Wählen Sie den jeweiligen Nutzer aus und klicken Sie auf "hinzufügen", dann wählen Sie "Nutzerrechte verändern" aus um diesen Teilnehmer als Leiter zu wählen.
Bitte beachten Sie: dass Sie nur Teilnehmer aus dem gleichen Cluster (entweder Americas oder EMEA oder APJ Region) auswählen können. Sie können eventuell Namen aus anderen Regionen in den Teilnehmerlisten der jeweiligen Meetings finden, falls diese aus einem anderen Cluster an Ihren Meetings teilgenommen haben.
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F: Es gibt Duplikate in den Teilnehmerlisten. Wie kann ich sicherstellen, dass ich die richtige Person ausgewählt habe? A: Um herauszufinden welcher der fünf "Michael Miller" der Richtige ist, nutzen Sie die SAP Mitarbeiternummer zur Identifizierung. Wenn es keinen Eintrag zu der korrekten Mitarbeiternummer gibt und mehrer Einträge mit einer siebenstelligen Zahl angezeigt werden, fragen Sie Ihre Teilnehmer nach deren Nutzer ID. Diese werden im Connect Profil angezeigt. Ihre Kollegen finden diese unter ihrem SAP Connect Portal, "Meine Audiokonferenzen", "Mein Profil" im Kontomenü. Klicken Sie auf das +-Zeichen neben der Profilansicht. Die Nutzer ID wird neben der Profilübersicht angezeigt. Mithilfe dieser ID können Sie jeden Teilnehmer zweifelsfrei identifizieren.
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F: Was sollte bei der Strukturierung von Inhalten beachtet werden? A: Die Rechte für die Verwendung von Inhalten (oder Aufzeichnungen) beziehen sich immer auf den Ordner, in dem diese Inhalte gespeichert sind. Um die Erteilung von Gruppenrechten oder die öffentliche Freigabe zu vereinfachen, empfiehlt es sich deshalb, eine Ordnerstruktur unter „My Content“ (Meine Inhalte) zu erstellen. - Für öffentlich zugängliche Inhalte können Sie einen Ordner (z. B. „Public“) mit der Option „Allow public viewing“ (Für die Öffentlichkeit freigeben) auf „Ja“ erstellen. Damit werden die Inhalte, die in diesem Ordner gespeichert sind, für alle Benutzer (intern und extern) freigegeben.
- Wenn Sie häufig derselben Gruppe Inhalte zur Verfügung stellen, empfiehlt es sich, einen Ordner (z. B. „My Team“) mit Rechten für bestimmte Benutzer zu erstellen. Diese Rechte werden allen Inhalten zugeordnet, die in diesem Ordner gespeichert werden.
- Für Inhalte, bei denen die Rechte wechseln, können Sie einen Ordner (z. B. „Shared“) mit den Standardeinstellungen erstellen, in dem wiederum jedem Element individuelle Rechte zugeordnet werden. So wissen Sie zumindest, dass sich in diesem Unterordner alle Inhalte mit unterschiedlichen Nutzungsrechten befinden.
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F: Ist ein Outlook Add-In verfügbar? A: Nein, das ist nicht verfügbar. Die gute Nachricht ist, dass dieses auch nicht benötigt wird. Alles was Sie brauchen in Ihrer Meetinganfrage ist die URL Ihres Meetingraums, z.B. https://sap.na.pgiconnect.com/roomname oder https://sap.emea.pgiconnect.com/roomname und die Liste der Einwahlnummern für Teilnehmer, die sich nicht per Computer mit dem Meetingraum verbinden können. Es gibt keine beschwerlichen Reservierungen oder kontinuierliche Aktualisierungen Ihres Konferenzsystems, falls ein Meeting verschoben wird - auch vom Blackberry aus.
Unsere Empfehlung ist eine Outlook Signatur (Tools > Options > Mail > Format > Signaturs) aufzusetzen, die Ihre URL und Einwahlnummern enthält, so dass diese automatisch mit einer Meetinganfrage verschickt werden. Sie können diese auch manuell einfügen mit Insert > Signature (Falls dies nicht sofort funktionieren sollte, klicken Sie zuerst auf "Teilnehmer einladen").
Eine solche Signatur kann folgendermaßen aussehen:
--- Online Link: <<i>Ihre Meetingraum ID> (Externe Teilnehmer geben bitte Ihren Namen ein und klicken auf "Teilnehmen")
Treten Sie der Audiokonferenz mit einer der beiden Möglichkeiten bei:
1) Wählen Sie sich selbst ein, wählen Sie ihr Land aus, geben Ihre Telefonnummer ein und treten dann dem Meeting bei
2) Wählen Sie sich mit einer der Einwahlnummern weiter unten ein und nutzen Sie den Teilnehmer-Passcode: <<i>Ihr Teilnehmer Passcode>
Einwahlnummern: Local - Germany, Frankfurt: +49 69 7104 45497 Local - USA, New York: +1 212 999 6675
Freephone - Germany: 0800 10 12 13 7 Freephone - USA/CAN: 1866 488 7955 ---
Bitte beachten Sie: Die Einwahlnummernliste wie oben als Beispiel angezeigt ist eventuell für Ihren Zugang nicht nutzbar. Bitte wählen Sie immer die Einwahlliste für Ihren Meetingraum aus dem SAP Connect Portal aus. Wählen Sie "Anzeige Einwahlnummern" von ihrem Konto im DropDown Menü aus (nur mit Single Sign-On verfügbar).
Wenn Sie mehrer Meetinräume haben, setzen Sie bitte Signaturen für diese entsprechend ebenfalls auf. Oder aber Sie setzen diese alle in Ihre Signatur und löschen jeweils diese, die für die entsprechende Einladung nicht in Frage kommen.
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F: Kann der Zugriff auf meinen Besprechungsraum allen SAP-Mitarbeitern unter Ausschluss der Öffentlichkeit bewilligt werden? A: Ja. Die folgenden Gruppen können der Teilnehmerliste für Ihren Besprechungsraum hinzugefügt werden:
_APJ SAP-Anwender _AMER SAP-Anwender _EMEA SAP-Anwender
Mit dem Hinzufügen dieser Gruppen in Ihrem Besprechungsraum bewilligen Sie allen SSO-aktivierten SAP-Anwendern in der Region Zugriff, d. h. sie müssen somit nicht manuell für Ihren Besprechungsraum „akzeptiert“ werden.
Wenn Sie diese Gruppen Ihrem Besprechungsraum hinzufügen möchten, gehen Sie zum SAP CONNECT-Portal und wählen Sie „My Adobe Connect Meeting Rooms“ (Meine Adobe Connect-Besprechungsräume) aus dem Menü „Manage Account“ (Konto verwalten) aus. Klicken Sie unter der Registerkarte „Meetings“ (Besprechungen) auf den Besprechungsraum, für den Sie die Teilnehmerliste ändern möchten, und dann auf „Edit Participants“ (Teilnehmer bearbeiten). Wählen Sie jede Gruppe aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Add“ (Hinzufügen).
Hinweis: Achten Sie bei Beginn Ihres Besprechungsraums darauf, dass „Block Incoming Attendees“ (Eingehende Teilnehmer blockieren) nicht angekreuzt ist. Gehen Sie dazu zum Menü „Meetings“ (Besprechungen) oben am Besprechungsraum-Fenster > Manage Access & Entry > (Zugriff und Eintritt verwalten) und klicken Sie dann auf „Block Incoming Attendees“ (Eingehende Teilnehmer blockieren), sofern es angekreuzt ist. Nicht allen SAP-Mitarbeitern kann der Zugriff auf Ihren Besprechungsraum wie gewünscht bewilligt werden, wenn „Block Incoming Attendees“ (Eingehende Teilnehmer blockieren) angekreuzt ist.
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F: Wie plane ich ein Adobe Connect Meeting? A: Sie gelangen immer über denselben Link zu Ihrem Meeting-Raum. Die betreffende URL finden Sie in Ihrer E-Mail-Bestätigung. Geben Sie die URL einfach zusammen mit den Einwahlnummern und Teilnehmer Passcode für Ihre Audiokonferenz bekannt. Kopieren Sie diese Informationen einfach in Ihre Outlook-Einladung.
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F: Wie plane ich eine Telefonkonferenz? A: Einwahlnummern und Zugangscode für Ihre Konferenz finden Sie in Ihrer E-Mail-Bestätigung. Kopieren Sie diese Informationen einfach in Ihre Outlook-Einladung.
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F: Wie lade ich Kollegen zu meinen Connect-Meetings ein? A: Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Teilnehmer zu Ihren Connect-Meetings einzuladen.
- Verschicken Sie eine E-Mail- oder Outlook-Einladung mit dem dauerhaften Link zu Ihrem Meeting-Raum, den Sie in Ihrer E-Mail-Bestätigung finden.
- Laden Sie Teilnehmer direkt beim Connect-Meeting ein. Hierfür klicken Sie im Menü "Meeting", dann auf "Zugang und Eintritt verwalten" (Manage Access &Entry), wählen dann "Teilnehmer einladen" (Invite Participants). Gehen Sie dann zu "E-Mail schreiben" um umgehend eine E-Mail mit allen notwendigen Informationen zu versenden.
**Beachten Sie, dass Sie keine Teilnehmer einladen können, während Sie ein neues Connect-Meeting planen oder das Einladungs-Tool für ein bestehendes Meeting im SAP Conferencing Portal unter „Manage Account“ (Account verwalten) verwenden. Andernfalls wird die E-Mail von einer externen Quelle unter Verwendung der Domain sap.com verschickt und deshalb nicht korrekt zugestellt.
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F: Wie lade ich neue Teilnehmer zu meiner Konferenz ein? A: Klicken Sie während der Konferenz im Menü auf „Meeting“, dann auf "Zugang und Eintritt verwalten" (Manage Access &Entry), wählen dann "Teilnehmer einladen" (Invite Participants) und dann auf "E-Mail schreiben". Diese Email-Einladung enthält Informationen zur Audiokonferenz, sowie eine URL zur Teilnahme an der Webkonferenz.
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F: Enthalten E-Mail-Einladungen, die ich während einer Konferenz versende, die Teilnahmeinformationen für die Web- und Audiokonferenz? A: Ja. Die E-Mail-Einladung enthält alle Informationen, die die Empfänger zur Teilnahme an der Audio- und Webkonferenz benötigen.
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